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Environnement et configuration

1.1  Lancer Word	...	18
1.2  Découvrir l'interface	...	18
1.3  Recourir aux aides et aux info-bulles	...	25
1.4  Modifier les principales options de Word et personnaliser l'environnement	...	28
1.5  Créer un nouveau document	...	37
1.6  Enregistrer	...	42
1.7  Ouvrir un document	...	45
1.8  Imprimer	...	50
1.9  Afficher et modifier les propriétés du document	...	53
1.10  Fermer les documents et quitter Word	...	56
1.11  Cas pratiques	...	57

Microsoft Word, de la suite Office, est le programme de traitement de texte le plus complet du marché, utilisé aussi bien en entreprise que par le grand public. Cette version 2010 accentue et complète les nouveautés de la version 2007 : personnalisation accrue de votre espace de travail, nouvelles fonctionnalités de mises en forme importantes, aussi bien concernant le texte que les objets graphiques, nouveaux formats de tableaux et de SmartArts, navigation et recherche simplifiées dans les longs documents, fonctionnalités de copier-coller plus explicites, travail à plusieurs facilité, etc. Par ailleurs, grâce aux Webapp, vous accéderez à vos documents où que vous soyez, à l’aide d’un ordinateur portable ou d’un téléphone connectés à Internet.

Vous n’aviez jamais utilisé Word auparavant ? Vous connaissez uniquement les versions plus anciennes ? Vous utilisez Word en surface ? Quel que soit votre niveau de connaissance du logiciel, l’ambition de ce guide est de vous faire devenir un virtuose de Word.

1.1  Lancer Word

Pour lancer Word, il suffit de cliquer sur un raccourci dont l’emplacement peut différer selon votre version de Windows.

Quel que soit votre OS, vous pouvez utiliser le menu Démarrer de Windows, puis vous trouverez dans Tous les programmes le raccourci de Word dans un sous-dossier Microsoft, puis Microsoft Office.

Avec Windows XP ou Vista, un raccourci de Word figure généralement dans la barre de lancement rapide située en bas de la fenêtre Windows. Avec Windows 7, vous pouvez installer ce raccourci sur la barre d’état. Pour cela, cliquez du bouton droit sur le raccourci de Word et choisissez la commande Épingler à la barre des tâches.

1.2  Découvrir l'interface

La fenêtre

La fenêtre Word est composée de plusieurs éléments que nous allons détailler dans ce chapitre et tout au long de ce guide.

Fig. 1.1 : Fenêtre Word 2010

Le ruban

Le ruban est le cœur de l’interface de Word. Il est divisé en neuf onglets principaux et fixes dont l’onglet Développeur, masqué par défaut. Chaque onglet regroupe les principales fonctionnalités de Word. Il existe par ailleurs d’autres onglets : ce sont les onglets contextuels, qui s'affichent selon l'objet sélectionné.

Les onglets sont eux-mêmes divisés en groupes dont le nom est affiché dessous et qui contiennent des boutons de commande et des galeries accessibles via une flèche déroulante.

Fig. 1.2 : Affichage d'une galerie

Afficher le document en mode Plein écran Si votre écran est petit, vous apprécierez de masquer le ruban rapidement : un clic sur le bouton de réduction du ruban placé en haut à droite de la fenêtre suffit à le faire disparaître et réapparaître. Vous pouvez également utiliser la combinaison de touches Ctrl+F1. Fig. 1.3 : Bouton de réduction du ruban Notez que, lorsque le ruban est réduit, vous avez accès à n’importe quel onglet en cliquant simplement dessus. Une fois la commande atteinte, l’onglet se réduira automatiquement.

Certains groupes sont équipés de lanceurs de boîte de dialogue permettant d'approfondir les fonctionnalités. Les lanceurs de boîte de dialogue se situent en bas à droite du groupe.

Fig. 1.4 : Cliquer sur un lanceur de boîte de dialogue

Affichage du ruban La taille du ruban est optimisée pour une résolution d'écran de 1 024 × 786 pixels. Le ruban peut être réduit dans sa largeur en fonction de la taille et de la résolution de l'écran. Dans ce cas, les groupes des onglets seront plus étroits et certaines commandes (les moins utilisées) seront affichées sous forme d'icône.

Le ruban est paramétrable. Vous pouvez ajouter de nouveaux onglets et groupes contenant les commandes fréquemment utilisées. Voyez à ce sujet la section Modifier les principales options de Word et personnaliser son environnement plus bas dans ce chapitre.

La barre d'outils Accès rapide

Cette barre d'outils est la seule barre d'outils fixe de Word. Vous pouvez la paramétrer de façon à y ajouter toutes les fonctions auxquelles vous souhaitez accéder rapidement. Par défaut, elle ne contient que les boutons d'enregistrement, d'annulation et de répétition.

Vous pouvez d'ores et déjà y ajouter des commandes courantes telles que Nouveau, Ouvrir ou Impression rapide. Cliquez sur la flèche déroulante située à l'extrémité de la barre et cliquez sur la commande de votre choix : le bouton correspondant sera immédiatement ajouté sur la barre.

Fig. 1.5 : Personnaliser rapidement la barre d'outils Accès rapide

Par ailleurs, vous pouvez la positionner à votre choix au-dessous ou au-dessus du ruban : cliquez sur la flèche déroulante située à l'extrémité de la barre puis sur l'option de votre choix.

Dans le paragraphe Modifier les principales options de Word et personnaliser l'environnement, plus bas dans ce chapitre, vous apprendrez à personnaliser cette barre d'outils.

Les flèches et barres de défilement

Communément nommées "ascenseurs", ces barres de défilement permettent de parcourir un document. Les flèches de défilement sont situées aux deux extrémités des barres de défilement.

Reportez-vous également au chapitre Les outils d'édition, à la section Parcourir, se déplacer et sélectionner.

La barre d'état

La barre d'état se trouve en bas de la fenêtre Word ; elle est aussi paramétrable. Elle affiche des indications sur votre configuration et/ou le document en cours, par exemple le numéro de la page, le nombre de mots. Elle offre également la possibilité de zoomer sur le texte. Pour configurer cette barre, cliquez dessus du bouton droit et activez dans le menu contextuel les options souhaitées.

Fig. 1.6 : Configuration de la barre d'état

Les volets

Selon les fonctionnalités utilisées, Word pourra afficher différents volets qui seront situés, par défaut, à des emplacements déterminés, à droite, à gauche de la fenêtre Word.

Ces volets sont paramétrables. Une fois le volet affiché, vous pouvez les redimensionner, en faisant glisser la barre de redimensionnement vers la droite ou vers la gauche. Vous pouvez également les déplacer en faisant glisser sa barre de titre. Il sera alors flottant. Un double-clic sur sa barre de titre l’ancrera automatiquement.

Fig. 1.7 : Redimensionner un volet

Les menus et la barre d’outils contextuels

Les menus contextuels s’affichent lorsque vous cliquez du bouton droit de la souris ; ils proposent uniquement les commandes relatives au contexte, et donc selon l’endroit où vous avez cliqué. Par exemple, si vous cliquez sur un mot dans le document, vous aurez accès, à portée de clic, via le menu contextuel, aux commandes de mises en forme ou à la recherche de synonymes.

Menus contextuels Les menus contextuels sont une invention astucieuse dans le monde informatique puisqu’ils vous permettent d’accéder aux commandes souhaitées en fonction du contexte.

À l’instar des menus contextuels, la mini barre d’outils contextuels n’attend pas d’être sollicitée pour apparaître. Il suffit de sélectionner un texte pour qu’elle s’affiche, toujours à portée de clic, et vous propose les fonctions de mise en forme.

Si cette minibarre vous paraît encombrante, vous verrez dans la section de ce chapitre Modifier les principales options de Word et personnaliser son environnement comment la désactiver.

Le mode Office Backstage

Nous étudierons les fonctionnalités de chaque onglet au fur et à mesure de ce manuel, mais examinons d’ores et déjà de plus près l’onglet Fichier, qui est le premier onglet du ruban.

Lorsque vous cliquez sur l’onglet Fichier, vous passez en mode Backstage. C’est dans ce dernier que vous gérez vos fichiers et leurs données, ainsi que les options de configuration de Word.

Le mode Backstage (qui signifie mot à mot "derrière la scène") permet, comme son nom l’indique, d’agir en arrière-plan. Vous pourrez ainsi déterminer et afficher les informations afférentes au fichier en cours et à l’application. Vous remarquerez que ce mode est affiché en plein écran.

Le mode Backstage permet notamment :

•   l’ouverture et la sauvegarde des documents ;

•   l’affichage des propriétés du document (taille, nombre de mots, de pages, date de création, nom de l’auteur, etc.) ainsi que de diverses informations telles les autorisations, les versions en cours… ;

•   l’impression ainsi que la gestion des options d’impression ;

•   le partage des documents, de manières différentes (envoi par e-mail, enregistrement en ligne dans SkyDrive…) ;

•   l’accès à l’aide ;

•   la gestion des compléments ;

•   la personnalisation de votre logiciel.

Pour sortir du mode Backstage, cliquez à nouveau sur l’onglet Fichier, ou bien sur n’importe quel autre onglet.

Les touches d'accès rapide

Pour accéder aux différents onglets et sélectionner une commande, vous pouvez bien entendu cliquer. Cependant, si vous êtes un adepte du clavier, les touches d'accès rapide sont faites pour vous.

Pour accéder à un onglet, appuyez sur les touches Alt ou F10 : toutes les lettres pour accéder aux différents onglets s'affichent. Appuyez sur la lettre correspondant à l'onglet pour l'afficher. Ce sont ensuite des lettres et/ou des chiffres relatifs aux différentes commandes qui s'affichent. Appuyez sur la ou les touches correspondantes. Vous pouvez également utiliser la tabulation et/ou les flèches du clavier pour vous déplacer de commande en commande.

Fig. 1.8 : Afficher les touches d'accès rapide

1.3  Recourir aux aides et aux info-bulles

Word ne vous laissera jamais tomber ! Tout est prévu pour vous guider au fur et à mesure de votre travail.

Utiliser l'aide

Afficher la page d'accueil de l'aide

Pour afficher la page d'accueil de l'aide, appuyez sur la touche F1, ou cliquez sur le bouton en forme de point d'interrogation situé en haut à droite de la fenêtre Word.

Obtenir de l'aide sur une commande

Pointez le curseur sur un bouton de commande ou un lanceur de boîte de dialogue : une info-bulle s'affiche et explique le rôle de l'élément en question. Si le message "Appuyez sur F1 pour obtenir de l'aide" s'affiche, appuyez sur F1 pour obtenir davantage d'informations sur l'utilisation de cette commande.

Fig. 1.9 : Afficher une info-bulle

Obtenir de l'aide sur une boîte de dialogue

Pour obtenir de l'aide sur une boîte de dialogue ouverte, cliquez sur le bouton en forme de point d'interrogation situé à droite de la barre de titre de ladite boîte, ou appuyez sur la touche F1 : la rubrique d'aide sur la boîte de dialogue s'affiche.

Imprimer l'aide

Vous pouvez imprimer l'aide affichée en cliquant sur le bouton Imprimer de la fenêtre d'aide.

Fig. 1.10 : Imprimer l’aide

Personnaliser l'aide

Choisir entre l'aide en ligne ou hors connexion

Vous pouvez utiliser l'aide installée sur votre ordinateur ou celle du site Microsoft Office Online. Si vous êtes connecté à Internet, l'affichage de la fenêtre d'aide se fait en ligne par défaut. Cette aide mise à jour régulièrement est plus complète, mais elle peut être également plus lente à s’afficher si vous ne disposez pas d'une connexion haut débit. Pour passer d'une aide à l'autre, cliquez sur le menu État de connexion, situé en bas à droite de la fenêtre d'aide, et choisissez l'option souhaitée.

Fig. 1.11 : Choisir l'aide en ligne ou hors connexion

Modifier l'apparence de la fenêtre d'aide

La fenêtre d'aide de Word est configurée pour rester positionnée au premier plan. Cela permet de travailler dans votre document et de garder la fenêtre d'aide affichée. Vous pouvez néanmoins la réduire, la redimensionner et la déplacer. Vos modifications seront conservées pour les futures utilisations.

Si vous ne souhaitez pas garder la fenêtre au premier plan, cliquez sur le bouton Maintenir sur le dessus, afin d'en modifier l'état. Ce bouton est une touche bascule ayant l'aspect d'une épingle bleue. Lorsque l'épingle est enfoncée, la fenêtre d'aide reste positionnée au premier plan, et, inversement, lorsque l'épingle n'est plus enfoncée et qu’elle prend la couleur verte, elle peut passer en arrière-plan. Vous remarquerez également que l'info-bulle se modifie selon l'état du bouton.

Vous pouvez par ailleurs modifier la taille de la police d'affichage en cliquant sur le bouton correspondant.

Taille de la police La modification de la taille de la police de la rubrique d'aide sera également répercutée dans votre navigateur Internet.

Si le volet Table des matières n’est pas affiché, cliquez sur le bouton en forme de livre Afficher la table des matières, le volet s'ouvre à gauche de la fenêtre d'aide. Vous pouvez ainsi cliquer sur les items de la table des matières pour afficher l'aide correspondante. Cliquez sur le même bouton pour refermer le livre et masquer la table des matières.

Demander de l'aide à d'autres utilisateurs

Il est souvent intéressant de demander de l'aide à d'autres utilisateurs de Word, à travers les newsgroups ou les forums de discussion. Vous y rencontrerez des amateurs éclairés ainsi que des professionnels qui, contre un bonjour et un merci, sont prêts à vous aider à résoudre vos problèmes.

Les spécialistes de Word, tels les MVP, se rencontrent plus particulièrement sur le forum Microsoft dédié à Word.

Retrouver la FAQ du forum Word Vous retrouverez sur le site http://faqword.com les réponses aux questions posées sur Word dans le newsgroup Microsoft Word.

1.4  Modifier les principales options de Word et personnaliser l'environnement

Modifier les principales options

Après vos premiers pas dans ce nouvel environnement, vous pouvez d'ores et déjà modifier certaines options :

1   Passez en mode Backstage en cliquant sur l’onglet Fichier.

2   Dans le volet gauche, cliquez sur Options.

3   Dans la boîte de dialogue qui s’est ouverte, vérifiez que la commande Général est bien sélectionnée dans la colonne située à gauche.

4   Dans la colonne située à droite, vous avez accès à trois rubriques :

•   Options d’interface utilisateur. C'est ici que vous pouvez désactiver l'affichage de la minibarre d'outils contextuels et des info-bulles. Si vous n'aimez pas le bleu, sélectionnez l'option Noir ou Gris clair dans la liste déroulante Jeu de couleurs de cette rubrique. Si votre ordinateur n’est pas suffisamment puissant, désactivez l’option Activer l’aperçu instantané, qui permet d’avoir un aperçu uniquement en pointant la souris sur les diverses commandes.

•   Personnaliser votre copie de Microsoft Office. Entrez votre nom d'utilisateur, qui deviendra le nom de l'auteur de tous les documents que vous allez créer.

•   Options de démarrage. Si vous cochez l’option Ouvrir les pièces jointes en mode Plein écran, les fichiers Word que vous recevez en pièce jointe et que vous ouvrez depuis votre messagerie s’afficheront en mode Lecture Plein écran.

Lisez à ce sujet la section de ce chapitre Utiliser les différents modes d’affichage.

Personnaliser le ruban

Le ruban est conçu pour que l’utilisateur ait à portée de clic les commandes les plus courantes. Néanmoins, il se peut que vous ayez besoin d’accéder plus rapidement à des commandes moins communes ou que vous souhaitiez rassembler dans un nouvel onglet les commandes que vous utilisez fréquemment. Avoir accès à vos macros depuis le ruban vous simplifierait aussi la vie.

Pour toutes ces raisons, vous serez satisfait de pouvoir personnaliser le ruban.

1   Passez en mode Backstage.

2   Dans le volet gauche, cliquez sur Options.

3   Dans la boîte de dialogue qui s’est ouverte, cliquez sur la commande Personnaliser le ruban dans la colonne située à gauche.

Accès rapide à la personnalisation Vous y accéderez plus rapidement en cliquant du bouton droit n’importe où sur le ruban ou sur la barre d’outils Accès rapide et en choisissant la commande Personnaliser le ruban.

Examinons à présent la boîte de dialogue de personnalisation.

En haut à gauche, une liste déroulante permet d’afficher plusieurs types de commandes (commandes courantes, commandes non présentes sur le ruban, macros, onglet Fichier, etc.). Le choix dans cette liste déroulante va déterminer le contenu de la colonne de gauche. Pour visualiser toutes les commandes sans exception, choisissez l'option Toutes les commandes.

En haut à droite, une liste déroulante permet d’afficher soit les onglets principaux, soit les onglets d’outils que nous étudierons au fur et à mesure de ce manuel. Le choix dans cette liste déroulante va déterminer le contenu de la colonne de droite.

Dans la colonne de droite, tous les onglets sont précédés par le signe +, permettant de les développer et de lister ainsi les groupes leur appartenant. Ces derniers sont également précédés par le signe + et peuvent également être développés afin d’en afficher les commandes.

Choisir les onglets et les groupes à afficher

Dans la colonne de droite, chaque nom d’onglet est précédé par une case d’option. Vous pouvez décocher cette case pour que l’onglet correspondant soit masqué.

Notez que, par défaut, l’onglet Développeur est masqué. Si vous avez besoin d’utiliser le VBA et aussi d’utiliser les outils de création de formulaire, il vous faudra afficher cet onglet.

Créer un nouvel onglet

1   Sélectionnez l’onglet qui précédera le nouvel onglet.

2   Cliquez sur le bouton Nouvel onglet : un nouvel onglet est créé qui contient par défaut un groupe.

Créer un nouveau groupe

1   Sélectionnez l’onglet dans lequel vous souhaitez ajouter un groupe.

2   Cliquez sur le bouton Nouveau groupe : un nouveau groupe personnalisé est ajouté à l’onglet.

Ajouter/supprimer des commandes

Dans la colonne de droite, sélectionnez le groupe devant être modifié, puis :

•   Pour ajouter une commande, sélectionnez la commande de votre choix dans la colonne de gauche, et cliquez sur le bouton Ajouter.

•   Pour supprimer une commande, sélectionnez la commande de votre choix dans le groupe de la colonne de droite, et cliquez sur le bouton Supprimer.

Ajout de groupes et de commandes Vous pouvez ajouter de nouveaux groupes aux onglets existants. En revanche, vous ne pourrez pas ajouter de commandes aux groupes existant par défaut. Seuls les groupes personnalisés pourront recevoir ces commandes.

Supprimer des groupes et des onglets

Pour supprimer un groupe ou un onglet (avec tous ses groupes), sélectionnez l’élément, et cliquez sur le bouton Supprimer situé entre les deux colonnes.

Suppression de groupes et d’onglets Tous les groupes peuvent être supprimés. En revanche, seuls les onglets personnalisés peuvent l’être.