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L'enregistrement et l'impression

9.1  Enregistrer une présentation	...	338
9.2  Imprimer une présentation	...	355
9.3  Exercice pratique : enregistrer en PDF	...	360

Vous avez déjà vu comment enregistrer votre fichier ; dans ce chapitre vous allez découvrir les différents formats possibles avec PowerPoint, ainsi que les différentes options d’enregistrement. Vous verrez également quels sont les diverses méthodes pour imprimer votre présentation.

9.1  Enregistrer une présentation

Au premier enregistrement, la boîte de dialogue Enregistrer sous s'affiche : nommez votre présentation, choisissez éventuellement un dossier où ranger le fichier et cliquez sur OK.

Votre présentation est, par défaut, sauvegardée dans votre dossier Mes Documents, avec une extension .pptx. Si vous choisissez un autre dossier, c'est ce dernier qui s'affichera à chaque nouvel enregistrement, sauf si vous modifiez la destination, jusqu'à la fermeture de PowerPoint.

Examinons la boîte de dialogue Enregistrer sous. Dans la partie gauche sont affichés les principaux répertoires et dossiers de votre disque dur :

Si vous avez besoin d'accéder au Bureau ou de revenir à Mes Documents, cliquez sur l'icône correspondante.

Cette barre, nommée Mon environnement, est paramétrable, et vous pouvez y ajouter les dossiers auxquels vous avez besoin d'accéder souvent.

•   Pour cela, sélectionnez le dossier en question, puis cliquez avec le bouton droit de la souris sur la barre et, dans le menu contextuel, choisissez Ajouter.

•   Pour modifier l'ordre, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un dossier, puis choisissez Monter ou Descendre.

•   Pour supprimer un dossier, cliquez sur Supprimer.

Fig. 9.1 : Paramétrer la barre Mon environnement depuis la boîte de dialogue Enregistrer sous ou Ouvrir

Afficher en petites icônes Si vous travaillez avec de nombreux dossiers auxquels vous souhaitez accéder rapidement, sélectionnez la commande Petites icônes dans le menu contextuel.

Si vous souhaitez modifier le document tout en conservant la première version, vous devez le sauvegarder en lui donnant un nouveau nom. Cliquez sur le bouton Office, puis sur la commande Enregistrer sous. Donnez un nouveau nom à votre présentation. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier F12.

Pour enregistrer votre présentation au fur et à mesure de votre travail, vous pouvez cliquer sur le bouton Enregistrer situé sur la barre d'outils Accès rapide, ou bien utiliser le raccourci clavier Ctrl+S.

Modifier le dossier de travail par défaut

Vous l'avez vu, le dossier de travail par défaut est le dossier Mes documents. Vous pouvez à n'importe quel moment sélectionner un autre dossier si nécessaire :

1   Cliquez sur le bouton Office, puis sur le bouton Options PowerPoint.

2   Cliquez à gauche sur Enregistrement.

3   Dans la partie droite de la fenêtre, tapez le chemin d'accès dans la zone de saisie Dossier par défaut.

4   Cliquez sur OK.

Enregistrer sous d'autres formats

Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, vous trouverez toute une liste d'extensions dans la liste déroulante Type de fichier située en bas de la fenêtre. Les quelques formats que vous allez voir ici vous seront probablement utiles…

Enregistrer en diaporama

Pour lancer le diaporama, vous devez cliquer sur le bouton Mode Diaporama situé en bas à droite de la barre d'état de PowerPoint. Si vous souhaitez que votre présentation s'ouvre directement en diaporama, en double-cliquant sur son icône depuis l'Explorateur Windows, enregistrez votre présentation au format Diaporama PowerPoint (*.ppsx).

Ce format étant un format d'enregistrement courant, vous pouvez cliquer sur le bouton Office, pointer sur la commande Enregistrer sous, puis cliquer sur Diaporama PowerPoint.

Notez par ailleurs que vous pouvez, lorsqu'une présentation est fermée, renommer cette dernière en modifiant simplement son extension afin de la convertir en diaporama.

Enregistrer en PDF et XPS

Avec PowerPoint 2007, vous pouvez enregistrer vos documents aux formats XPS et PDF à condition d'avoir au préalable installé le complément que vous pouvez télécharger gratuitement sur le site de Microsoft.

Télécharger le complément Le complément qui permet d'enregistrer vos documents en PDF ou XPS se trouve sur le site de Microsoft, à la section Téléchargement (www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041&DisplayLang=fr).

1   Cliquez sur le bouton Office, pointez sur la flèche à droite de la commande Enregistrer sous, et choisissez PDF ou XPS.

2   Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, choisissez l'un des deux formats xps ou pdf dans la liste déroulante Type de fichier.

PDF, XPS PDF (Portable Document Format) est un format d'impression qui préserve la mise en forme et qui se lit avec Acrobat Reader (téléchargement gratuit sur le site d'Adobe). XPS (XML Paper Specification) est un format électronique qui préserve la mise en forme du document et qui se lit avec une visionneuse (à télécharger sur le site de Microsoft).

Enregistrer en image

Chaque diapositive peut être enregistrée individuellement en tant qu'image, la présentation entière peut être enregistrée en autant d'images qu'il y a de diapositives.

1   Affichez la boîte de dialogue Enregistrer sous, puis, dans la liste déroulante Type de fichier, choisissez un format d'image tel que JPEG ou PNG. PowerPoint affiche une boîte de dialogue vous demandant si vous souhaitez exporter toutes les diapositives de la présentation ou seulement la diapositive en cours.

Fig. 9.2 : Enregistrer en format image

2   Choisissez une option. PowerPoint vous avertit d'un message une fois l'enregistrement terminé.

Notez par ailleurs que n'importe quel objet dans PowerPoint (espace de texte, tableau, graphique, etc.) peut être enregistré individuellement en tant qu'image :

1   Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet et choisissez la commande Enregistrer en tant qu'image.

Fig. 9.3 : Enregistrer un objet en tant qu'image

2   Nommez l'image, choisissez un format dans la liste déroulante Type de fichier, choisissez un emplacement et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Enregistrement d'un objet en format Image Choisissez de préférence le format PNG qui est capable de gérer les transparences, sinon le résultat obtenu risque d'être décevant. Fig. 9.4 : La même image est enregistrée sous deux formats différents, puis insérée sur un fond noir : à gauche, le format JPEG ; à droite, le format PNG

Activer la récupération automatique

Pensez comme toujours à sauvegarder régulièrement votre travail afin d'éviter toute mauvaise surprise. Cependant, si vous rencontrez un problème en cours de présentation (coupure de courant, plantage de PowerPoint…), sachez qu'Office 2007 possède un système de récupération de fichiers et que, lorsque vous relancerez PowerPoint, les fichiers récupérés par le système vous seront proposés dans un volet s'affichant à gauche de votre écran.

Pour que cette récupération automatique fonctionne, l'option Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les xx minutes doit être cochée.

1   Pour le vérifier, cliquez sur le bouton Office, puis sur le bouton Options PowerPoint.

2   À gauche, choisissez la commande Enregistrement, puis vérifiez que l'option à droite est bien cochée. Vous pouvez éventuellement modifier le délai de récupération.

Fig. 9.5 : Régler les options de récupération

Assurer la compatibilité avec les versions antérieures

Généralités sur les nouveaux formats

Le nouveau format de fichier est fondé sur le langage XML et la technologie ZIP. Il existe de nouvelles extensions pour les noms de fichier PowerPoint, dont voici les principales :

•   .pptx pour une présentation ;

•   .pptm pour une présentation contenant des macros ;

•   .potx pour un modèle ;

•   potm pour un modèle contenant des macros ;

•   .ppsx pour un diaporama ;

•   .ppxm pour un diaporama contenant des macros.

•   .ppam pour un complément PowerPoint.

Les avantages qu'elles apportent sont nombreux. Tout d'abord, les développeurs de macros y trouveront leur compte. Ensuite, un fichier portant ce type d'extension aura une taille très inférieure, comparativement à un même document enregistré dans une version antérieure, du fait qu'il sera automatiquement compressé à l'enregistrement grâce à la technologie de compression ZIP. Il sera automatiquement décompressé à l'ouverture. Par ailleurs, la récupération des fichiers endommagés est améliorée du fait de la structure modulaire qui permet de séparer les différents composants de données des fichiers. Un autre avantage est de pouvoir repérer tout de suite (grâce à l'extension) si le document contient des macros afin de pister tout code malveillant.

Lire une présentation créée avec une version antérieure

Vous pouvez ouvrir sans problème une présentation créée avec des versions antérieures de PowerPoint (97, 2000, 2002 ou 2003). Le mode compatibilité est automatiquement activé et la mention "Mode de compatibilité" est affichée dans la barre de titre de la fenêtre du document.

Fig. 9.6 : Mode de compatibilité

Deux solutions s'offrent à vous :

•   Vous continuez à travailler avec le mode de compatibilité actif. Dans ce cas, les éléments que vous allez éventuellement créer avec les nouvelles fonctionnalités de Word 2007 seront modifiés à l'enregistrement (voir plus loin).

•   Vous convertissez votre présentation à la version 2007, de façon à accéder à toutes les fonctionnalités spécifiques de cette version. Pour convertir votre présentation, cliquez sur le bouton Office, puis sur le bouton Convertir. Une boîte de dialogue d'avertissement vous prévient que la mise en forme du document peut changer. Après un clic sur OK, votre présentation est convertie et enregistrée en format .pptx ; la mention "Mode de compatibilité" disparaît. Attention, si vous ne souhaitez pas écraser le document d'origine portant l'extension .ppt, activez la commande Enregistrement sous et choisissez le format .pptx.

Fig. 9.7 : Convertir une présentation

Si vous avez choisi de travailler en mode de compatibilité, pour vous assurer de la compatibilité éventuelle avec les versions antérieures de Word, les fonctionnalités propres à la version 2007 parmi lesquelles les thèmes ou les graphiques SmartArt, resteront néanmoins accessibles.

Enregistrer une présentation dans un format antérieur

Si vous travaillez avec des personnes utilisant des versions antérieures à la version 2007, vous devez enregistrer vos fichiers en mode compatible : cliquez sur le bouton Office, pointez sur la flèche située à droite de la commande Enregistrer sous, et choisissez le format 97-2003.

Si vous avez utilisé des fonctionnalités spécifiques de la version 2007, certains éléments seront définitivement modifiés après l'enregistrement. Les graphiques SmartArt seront par exemple convertis en images. Attention, si vous convertissez à nouveau votre document en format 2007, ces éléments resteront figés s'ils ont été manipulés avec la version antérieure.

Module de compatibilité Si vous n'avez pas converti la présentation au format 97-2003, l'utilisateur d'une version antérieure peut télécharger sur le site de Microsoft un utilitaire permettant de faire la conversion (www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466& DisplayLang=fr).

Activer le vérificateur de compatibilité

Le vérificateur de compatibilité permet de vérifier les éléments qui seront modifiés à l'enregistrement d'un fichier sous un format antérieur :

1   Cliquez sur le bouton Office.

2   Pointez sur la flèche située à droite de la commande Préparer, puis cliquez sur la commande Activer le vérificateur de compatibilité.

La boîte de dialogue Vérificateur de compatibilité s'affiche et vous renseigne sur tous les éléments incompatibles.

Fig. 9.8 : Afficher le vérificateur de compatibilité

Préserver la fidélité

Pour s'assurer que les utilisateurs des versions antérieures auront une vue fidèle d'une présentation, même si certains éléments ne sont pas modifiables après conversion, il existe une option qui permet de préserver la fidélité. Vous pouvez vérifier si cette option est bien activée (elle l'est en principe par défaut pour tout nouveau fichier) :

1   Cliquez sur le bouton Office, puis sur le bouton Options PowerPoint.

2   Sélectionnez dans la partie gauche la commande Enregistrement.

3   Dans la partie droite de la boîte de dialogue, vérifiez que l'option Préserver la fidélité lors du partage du document est activée.

Sous cette même rubrique, vous pouvez également décider d'incorporer les polices dans le fichier, en particulier s'il contient une police exotique ou même livrée avec la version 2007, mais que votre correspondant ne possède pas forcément.

4   Cochez l'option Incorporer les polices dans le fichier. Vous pouvez choisir ensuite d'incorporer seulement les caractères utilisés dans la présentation ou bien incorporer tous les caractères. S'il s'agit d'une présentation destinée uniquement à être visionnée ou imprimée, vous pouvez cocher la première option. Au contraire, si la présentation est destinée à être modifiée, cochez la seconde option.

Fig. 9.9 : Préserver la fidélité

Protéger une présentation

Inspecter la présentation

Parce que vous n'êtes jamais assez prudent, l'Inspecteur de document va vous permettre de vérifier qu'une présentation ne contient plus aucune marque (commentaires, données personnelles…) et que vous pouvez la transmettre à votre client, votre employeur, etc., la conscience tranquille !

1   Ouvrez la présentation à inspecter. Si elle était déjà ouverte, enregistrez-la.

2   Cliquez sur le bouton Office, pointez sur Préparer, puis cliquez sur la commande Inspecter le document.

3   Dans la boîte de dialogue Inspecteur de document, cochez de préférence toutes les options, puis cliquez sur le bouton Inspecter.

Fig. 9.10 : Inspecter le document

4   Examinez les résultats de l'inspection. Pour chaque option, si l'Inspecteur de document a trouvé des marques, vous pouvez les supprimer en cliquant sur les boutons Supprimer tout.

Fig. 9.11 : Résultats de l'inspection

Bouton Supprimer tout L'Inspecteur de document ne fait pas de détails… Cliquer sur Supprimer tout revient à supprimer tout ce qui est indiqué sans possibilité de revenir en arrière. Aussi, avant de cliquer sur les boutons Supprimer tout, prenez le temps de réfléchir !

5   Une fois votre inspection terminée, cliquez sur le bouton Réinspecter pour une dernière vérification, ou bien sur le bouton Fermer.

Protéger l'accès à une présentation

Vous allez enregistrer votre présentation et la protéger par un mot de passe en lecture et/ou un mot de passe en écriture. Les utilisateurs devront détenir le premier mot de passe pour pouvoir ouvrir la présentation en question, et le second pour pouvoir la modifier.

1   Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur le bouton Outils situé en bas à gauche de la boîte de dialogue, puis sur la commande Options générales.

2   Complétez la boîte de dialogue en saisissant les mots de passe selon la protection souhaitée.

3   Cliquez sur le bouton OK : PowerPoint vous demande de confirmer le ou les mots de passe.

4   Enregistrez votre présentation.

Fig. 9.12 : Protéger l'accès à la présentation par un mot de passe

Si vous avez protégé votre présentation uniquement en lecture, le mot de passe sera demandé à l'ouverture du document.

Si vous avez choisi les deux protections, les deux mots de passe seront demandés à l'ouverture du document. La protection contre la lecture masque la visualisation du fichier dans la boîte de dialogue Ouvrir.

Supprimer les données personnelles L'option Supprimer de ce fichier les informations personnelles créées automatiquement lors de l'enregistrement est une mesure de sécurité empêchant le destinataire de visualiser en particulier le nom de l'auteur.

Pour protéger votre document en lecture, vous pouvez également utiliser la méthode suivante : cliquez sur le bouton Office, pointez sur la commande Préparer, puis cliquez sur la commande Chiffrer le document. Il s'agit exactement de la même protection que celle décrite précédemment.

Fig. 9.13 : Protéger l'accès à la présentation via la commande Chiffrer

Imposer la lecture seule

Il ne s'agit pas d'assurer la confidentialité d'un document, mais plutôt de se protéger contre des erreurs de manipulation qui pourraient être dommageables.

Vous pouvez définir un mot de passe pour la modification, ce qui bloque totalement l'enregistrement sous le même nom dès lors que l'utilisateur ne connaît pas le mot de passe en question.

Une autre solution consiste à protéger le fichier contre les erreurs de manipulation une fois le document terminé :

1   Cliquez sur le bouton Office, pointez sur la commande Préparer, puis cliquez sur la commande Marquer comme Final.

Fig. 9.14 : Marquer comme Final

Cette action verrouille et enregistre la présentation que vous pouvez fermer.

Si vous ouvrez cette présentation, vous ne pouvez y apporter aucune modification, ni l'enregistrer, mais vous êtes libre de l'enregistrer sous un autre nom.

Lorsqu'une présentation est marquée comme finale, une icône d'information est affichée sur la barre d'état.

2   Pour désactiver ce verrouillage, cliquez sur le bouton Office, pointez sur la commande Préparer, puis cliquez à nouveau sur la commande Marquer comme Final.

Fig. 9.15 : Présentation marquée comme final

Ajouter une signature numérique

Signature numérique Une signature numérique est en quelque sorte un label chiffré et électronique qui authentifie la provenance d'un fichier, et qui confirme que ce fichier n'a pas été modifié par une personne autre que le signataire.

Vous pouvez obtenir votre propre signature numérique via des organismes appelés AC (autorités de certification). Beaucoup de sociétés délivrent également leur propre signature numérique.

Autorités de certification Microsoft tient une liste des AC sur son site MSDN (http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/ms995347.aspx).

Pour une utilisation personnelle, vous pouvez créer vous-même votre propre signature :

1   Cliquez sur le bouton Démarrer, cliquez sur Tous les programmes/Microsoft Office/Outils Microsoft Office/Certificat numérique pour les projets VBA.

2   Dans la boîte de dialogue Créer un certificat numérique, entrez un nom dans la zone de saisie Le nom de votre certificat, puis cliquez sur OK. Un message vous avertit que le certificat est bien créé.

Lorsque vous êtes en possession d'un certificat numérique, vous pouvez signer vos présentations :

3   Cliquez sur le bouton Office, pointez sur la commande Préparer, puis cliquez sur Ajouter une signature numérique.

4   Après un message vous expliquant brièvement ce qu'est une signature numérique, cliquez sur OK afin d'afficher la boîte de dialogue Signature.

5   Dans la boîte de dialogue Signature, saisissez si nécessaire l'objectif de la signature, cliquez éventuellement sur Modifier si vous possédez plusieurs signatures afin d'en choisir une autre, puis cliquez sur le bouton Signer.

Fig. 9.16 : Signer numériquement une présentation

Un message vous confirme votre signature. Ce message vous prévient également que si la présentation est modifiée, la signature ne sera plus valide. Vous devrez donc, après chaque enregistrement, signer votre présentation pour que la signature reste valide.

Formation en SSI Le gouvernement français propose, sur son site web (www.formation.ssi.gouv.fr/autoformation/signature/MenuAccueil.html) des formations en ligne gratuites, dont trois modules consacrés à la signature numérique.

Une présentation signée numériquement possède une icône spécifique sur la barre d'état.

Fig. 9.17 : Présentation signée numériquement

Vous pouvez afficher les certificats numériques. Pour cela, cliquez sur le bouton Office, pointez sur la commande Préparer, puis cliquez sur Afficher les signatures numériques. La ou les signatures s'affichent dans le volet Office à droite de votre écran.

Créer un package pour CD-Rom

Votre présentation est terminée et vous souhaitez la graver sur un CD-Rom ou un DVD afin de pouvoir l'emporter, la diffuser sur un autre PC, la transmettre à d'autres personnes. Vous devez pour cela utiliser l'assistant de création de package pour CD-Rom afin que votre présentation soit complète.

En effet, vous avez vu que de nombreux fichiers n'étaient pas inclus dans une présentation, mais seulement liés, comme les films ou beaucoup de fichiers son. Ce peut être également des fichiers Excel ou provenant d'autres applications. De plus, la présentation devra peut-être être lue sur un ordinateur non équipé de PowerPoint. Raison de plus pour utiliser l'assistant. Ainsi, vous êtes sûr que rien ne manquera à votre présentation.

Créer un dossier sur un serveur ou à transmettre par messagerie Bien que cet assistant se nomme Package pour CD-ROM, rien ne vous empêche de l'utiliser pour créer un dossier sur votre disque dur, que vous pourrez ensuite déplacer sur un serveur ou que vous pourrez compresser pour transmettre à un tiers par messagerie.

Pour créer un CD-Rom ou un dossier avec la présentation active :

1   Cliquez sur le bouton Office, pointez sur la commande Publier, puis cliquez sur Package pour CD-ROM pour afficher la boîte de dialogue Créer un package pour CD-ROM.

2   Nommez le CD. Cliquez éventuellement sur le bouton Ajouter des fichiers si vous souhaitez joindre d'autres présentations à ce package. Les présentations s'affichent les unes en dessous des autres, vous pouvez en modifier l'ordre de lecture en cliquant sur les flèches situées à gauche de la boîte de dialogue.

Fig. 9.18 : Ajouter d'autres présentations au package

3   Cliquez sur le bouton Options afin de

•   choisir de quelle manière seront lues les présentations : automatiquement dans l'ordre spécifié, laisser le choix à l'utilisateur, etc.

•   sélectionnez les fichiers à inclure. Par défaut, les fichiers liés sont inclus. Ajoutez éventuellement les polices TrueType incorporées afin de ne pas avoir de mauvaises surprises d'affichage.

•   entrez un mot de passe pour ouvrir et/ou modifier chaque présentation. Vous pouvez aussi supprimer les informations personnelles.

Une fois les options choisies, cliquez sur OK.

4   Il ne vous reste plus qu'à copier dans un dossier ou sur le CD-Rom en cliquant sur le bouton correspondant :

•   Pour un CD, après un message d'information concernant la sécurité, l'assistant entreprend la gravure. Si vous n'aviez pas inséré de CD dans votre graveur, celui-ci s'ouvre et un message vous invite à placer le CD vierge dans le graveur. Insérez le CD et cliquez sur Réessayer.

•   Pour un dossier, la boîte de dialogue Copier dans un fichier s'affiche vous demandant le nom du dossier (par défaut, le nom donné au CD dans la boîte de dialogue Créer un package pour CD-ROM est repris) et son emplacement. Cliquez sur le bouton Parcourir pour choisir l'emplacement, puis cliquez sur OK. Après un message d'information concernant la sécurité et les fichiers liés, l'assistant entreprend la création du dossier.

5   Si vous avez coché l'option Inspecter les présentations à la recherche d'informations inappropriées ou confidentielles, l'Inspecteur de document se lance pour chaque présentation.

6   Lorsque tout est copié ou gravé, cliquez sur le bouton Fermer si vous n'avez pas besoin de créer d'autres packages.

Si vous avez opté pour une lecture automatique, le CD se lancera automatiquement. S'il s'agit d'un dossier, il faudra double-cliquer sur le fichier play.bat pour lancer automatiquement la ou les présentations.

9.2  Imprimer une présentation

L'impression rapide

1   Pour lancer une impression rapide de votre présentation sur l'imprimante sélectionnée par défaut, avec les options par défaut, cliquez sur le bouton Office, pointez sur la commande Imprimer, puis cliquez sur le bouton Impression rapide. Votre document sera imprimé avec le paramétrage par défaut de l'imprimante en question.

Fig. 9.19 : Lancer une impression rapide

2   Un bouton Impression rapide peut être installé sur la barre d'outils Accès rapide : cliquez sur la flèche située à l'extrémité de cette barre, puis sur la commande Impression rapide. Le bouton du même nom est maintenant installé sur votre barre d'outils et en service.

Fig. 9.20 : Cliquer sur le bouton Impression rapide de la barre d'outils Accès rapide

Imprimer avec la boîte de dialogue Imprimer

Si toutefois, vous souhaitez choisir entre diverses imprimantes et choisir d'autres options, affichez la boîte de dialogue Imprimer : cliquez sur le bouton Office, puis sur la commande Imprimer. Optez pour une autre imprimante dans la liste déroulante des imprimantes, choisissez ce que vous souhaitez imprimer via le bouton Imprimer (voir les paragraphes suivants) ou gérez les propriétés spécifiques à votre imprimante via le bouton Propriétés.

La boîte de dialogue Imprimer vous permet également d'encadrer les diapositives et de choisir ou non d'imprimer les diapositives masquées. Enfin, vous pourrez toujours visualiser l'aperçu avant impression en cliquant sur le bouton Aperçu.

Reportez-vous au paragraphe L'Aperçu avant impression à la fin de ce chapitre.

Si vous avez opté, dans la mise en page de votre présentation, pour un format correspondant à un format d'affichage écran, vous pouvez cocher l'option Mettre à l'échelle de la feuille afin d'obtenir un résultat plus proche de votre format papier.

Imprimer en noir et blanc ou en nuances de gris

Une présentation est en général prévue pour être affichée en couleurs, il n'en est pas de même pour l'impression. PowerPoint vous permet d'imprimer facilement, soit en nuances de gris, soit en noir et blanc intégral.

Au préalable, avant de lancer l'impression, il est conseillé de vérifier le résultat d'une impression en nuances de gris ou noir et blanc et d'éventuellement d'en modifier les paramètres.

1   Sous l'onglet Affichage, dans le groupe Couleur/nuances de gris, cliquez sur la commande de votre choix, en fonction de votre imprimante, Nuances de gris ou Noir et blanc intégral.

Fig. 9.21 : Sélectionner l'affichage Nuance de gris pour en vérifier les paramètres

Après avoir cliqué sur l'une ou l'autre des options, un nouvel onglet s'affiche : Noir et blanc ou Nuances de gris selon votre choix.

2   Vous pouvez faire défiler votre présentation pour vérifier le résultat sans couleurs. Il est possible que certains objets ne s'affichent pas comme vous le souhaitez. Dans ce cas, sélectionnez l'objet, puis sous l'onglet Noir et blanc ou Nuances de gris, dans le groupe Modifier l'objet sélectionné, cliquez sur l'un des boutons qui permettra de changer l'aspect de l'objet.

Fig. 9.22 : Modifier l'objet sélectionné si l'affichage ne convient pas

Noir et blanc ou nuances de gris Les manipulations que vous ferez concernant les affichages en noir et blanc ou en nuances de gris n'ont aucune incidence sur les couleurs de la présentation.

Une fois que l'affichage vous convient, vous pouvez lancer l'impression :

1   Cliquez sur le bouton Office, puis sur la commande Imprimer.

2   Dans la boîte de dialogue Imprimer, choisissez Nuances de gris ou Noir et blanc intégral dans la liste déroulante située en bas à gauche.

3   Pour revenir en mode Couleur, cliquez sur le bouton Retour au mode couleur sous l'onglet Nuances de gris ou Noir et blanc, dans le groupe Fermer, ou bien cliquez sur le bouton Couleur sous l'onglet Affichage, dans le groupe Couleur/nuances de gris.

Imprimer en pages de commentaires

Si vous avez inséré des commentaires que ce soit pour le présentateur ou pour l'assemblée, vous apprécierez de pouvoir les imprimer. PowerPoint dispose d'une fonction pour imprimer des pages qui contiendront l'image de la diapositive plus la page de commentaires associée.

1   Cliquez sur le bouton Office, puis sur la commande Imprimer afin d'afficher la boîte de dialogue du même nom.

2   Choisissez l'option Pages de commentaires dans la liste déroulante Imprimer située en bas à gauche de la fenêtre.

Vous pouvez paramétrer le format des pages de commentaires via le masque des pages de commentaires.

Voyez à ce sujet le chapitre Créer des thèmes et des modèles.

Imprimer en documents

Vous pouvez également imprimer votre présentation sous forme de document. Un document comporte 1, 2, 3, 4, 6 ou 9 diapositives par page.

1   Cliquez sur le bouton Office, puis sur la commande Imprimer afin d'afficher la boîte de dialogue du même nom.

2   Choisissez l'option Documents dans la liste déroulante Imprimer située en bas à gauche de la fenêtre.

3   Sous la rubrique Documents, choisissez le nombre de diapositives par page, ainsi que l'ordre d'affichage (horizontal ou vertical).

Fig. 9.23 : Aperçu avant impression d'une présentation en document

Paramétrer et imprimer le plan

Il peut être intéressant d'imprimer le plan de la présentation, comme document de travail ou même pour distribuer à l'assemblée.

Pour paramétrer la mise en page et la mise en forme du plan, référez-vous au paragraphe concernant les masques du document dans le chapitre Créer les thèmes et les modèles.

1   Sous l'onglet Masque du document, dans le groupe Mise en page, cliquez sur le bouton Diapositives par pages et choisissez Plan des diapositives.

2   Pour imprimer le plan, choisissez l'option Mode Plan sous la rubrique Imprimer de la boîte de dialogue Imprimer.

L'Aperçu avant impression

Quelle que soit la façon dont vous avez besoin d'imprimer votre présentation, il est toujours préférable de prévisualiser à l'écran ce que cela va donner sur le papier. L'Aperçu avant impression permet souvent de faire des économies d'encre et de papier !

Aperçu avant impression Attention, si vous n'avez déclaré aucune imprimante par défaut, vous ne pourrez pas utiliser l'Aperçu avant impression.

1   Cliquez sur le bouton Office, pointez sur la flèche située en regard de la commande Imprimer et cliquez sur Aperçu avant impression.

2   Par défaut, PowerPoint affiche une diapositive à la fois. Vous pouvez faire défiler les pages à l'aide de la barre de défilement ou en cliquant sur les boutons Page suivante ou Page précédente du groupe Aperçu.

Dans la fenêtre Aperçu avant impression, vous pouvez tester les différentes impressions possibles (voir plus haut), c'est-à-dire l'impression des diapositives, l'impression en document de 1 à 9 diapositives par page, l'impression en pages de commentaires et enfin l'impression en mode Plan, via la liste déroulante Imprimer, du groupe Mise en page.

Le bouton Options du groupe Imprimer vous permet de visualiser et de choisir l'impression en mode Couleur, Noir et blanc ou Nuances de gris. Il permet également d'encadrer les diapositives et de les mettre à l'échelle de la feuille.

3   Pour quitter le mode Aperçu avant impression, cliquez sur le bouton Fermer l'Aperçu avant impression.

9.3  Exercice pratique : enregistrer en PDF

Pour accomplir cet exercice, vous devez avoir au préalable téléchargé et installé le complément à télécharger gratuitement sur le site de Microsoft.

Vous allez ouvrir votre présentation grèce.pptx et l'enregistrer sous un format PDF afin de le faire lire à un ami.

Rappelons que PDF est l'abréviation de Portable Document Format. Un document PDF n'est qu'une version électronique d'un document imprimé. Il est pratique car il est universel. Tous les ordinateurs sont dotés d'Acrobat Reader qui, comme son nom l'indique, permet de lire un format PDF. Si une personne n'a pas Acrobat Reader sur son ordinateur, elle peut le télécharger gratuitement sur le site d'Adobe.

Par contre, comme une impression papier, les animations disparaîtront de votre document. Par ailleurs un document PDF est difficilement modifiable. S'il n'est pas protégé, il faut la version complète d'Acrobat pour pouvoir y apporter quelques modifications.

1   Cliquez sur le bouton Office, pointez sur la commande Enregistrez sous, puis cliquez sur l'option PDF ou XPS.

2   Dans la fenêtre Publier comme PDF Ou XPS, choisissez un emplacement, saisissez un nom pour votre fichier ou laissez le nom suggéré, et vérifiez que le type de fichier sélectionné est bien PDF (*.pdf).

3   Sous la rubrique Optimiser pour située en bas de la fenêtre, cochez la case Taille minimale pour obtenir un fichier léger prévu uniquement pour être affiché à l'écran.

4   Laissez cochée la case Ouvrir le fichier après la publication.

5   Cliquez sur le bouton Options. Cochez l'option Inclure les diapositives. Sous la rubrique Inclure les informations non imprimables, décochez l'option Balises de structure de document pour l'accessibilité car vous n'en avez pas besoin pour ce document précisément, et ainsi le poids du fichier sera plus léger. Cliquez sur OK.

6   Cliquez sur le bouton Publier.

Une fois la conversion faite, votre fichier PDF s'ouvre.

Fig. 9.24 : Affichage d'un fichier PDF