Micro Application

Depuis Office 2007, Microsoft a intégré une fonction permettant de convertir les documents et présentations directement au format PDF. L'inconvénient résidait dans le fait que cette option était disponible sous la forme d'une extension qu'il fallait télécharger sur le site de la suite bureautique Office. Sous PowerPoint 2010, cette fonctionnalité est désormais intégrée en standard.

XPS OU PDF ?

PowerPoint permet de convertir une présentation en PDF mais également en XPS. Tous deux sont des formats de lecture seule. Ainsi, les fichiers convertis dans l'un de ces formats peuvent être lus mais ne sont pas modifiables par le destinataire. Ils nécessitent tous deux des logiciels permettant de les lire : le logiciel gratuit Acrobat pour le PDF et la visionneuse gratuite de Microsoft pour le XPS.
Ce dernier format est pris en charge nativement par Windows Vista et Windows 7 et, contrairement à PDF, il ne nécessite donc pas d'application tierce à installer si votre destinataire possède l'un de ces deux systèmes d'exploitation. L'avantage d'utiliser le XPS réside dans le fait que les fichiers convertis dans ce format sont moins volumineux que ceux générés en PDF. A contrario, le PDF est plus largement usité.

ENREGISTRER UNE PRÉSENTATION EN PDF OU XPS

La conversion en PDF ou en XPS d'une présentation s'effectue de la même manière.

1. Rendez-vous sous l'onglet Fichier pour activer le mode Backstage.
2. Dans la colonne de gauche, cliquez sur la rubrique Partager. Sélectionnez Créer un document PDF/XPS dans le volet central. Cliquez sur le bouton Créer un document PDF/XPS situé dans la colonne de droite. La boîte de dialogue Publier comme PDF ou XPS s'affiche.




3. Saisissez un nom de fichier à la ligne éponyme et sélectionnez l'emplacement d'enregistrement de votre choix en naviguant dans l'arborescence.




4. Cliquez sur la liste déroulante Type pour choisir votre format : PDF (par défaut) ou Document XPS.
5. À la ligne Optimiser pour, sélectionnez l'option qui vous convient. Si vous souhaitez imprimer le document, cochez Standard (publication en ligne et impression). Si vous voulez le diffuser sur le Web, voire par e-mail, privilégiez l'option Taille minimale (publication en ligne).




6. Décochez la case Ouvrir le fichier après la publication si vous ne voulez pas ouvrir votre présentation une fois convertie.




7. Cliquez sur le bouton Publier.