Micro Application

Attention toutefois, Excel ne remplacera jamais Access, et si la base de données est trop importante, Excel ne sera pas suffisant.

Trois solutions s'offrent à vous :

1. Par le menu Fichier, Ouvrir :
   • Dans le menu Fichier, cliquez sur la commande Ouvrir.
   • Choisissez Base de données Access comme type de fichiers
   • Sélectionnez la base de données et cliquez deux fois sur Ouvrir.
   • Dans la boite de dialogue qui s'affiche, sélectionnez le tableau et cliquez sur OK.
   • La table s'affiche dans un nouveau classeur Excel.
2. Par l'importation de données :
   • Dans le menu Données, pointez sur Données externes, puis cliquez sur Importer des données.
   • Sélectionnez la base de données et cliquez sur Ouvrir.
   • Dans la boite de dialogue qui s'affiche, sélectionnez le tableau et cliquez sur OK.
   • Dans la fenêtre Importation des données, choisissez à quel endroit de votre feuille de calcul vous souhaitez insérer le tableau ; vous voyez également que vous pouvez directement créer un rapport de tableau croisé dynamique depuis cette fenêtre.
     
   • La table s'affiche dans dans le classeur en cours.
3. Par la création d'une requête :
   • Dans le menu Données, pointez sur Données externes, puis cliquez sur Créer une requête.
   • Dans la fenêtre Choisir une source de données, sélectionnez MS Access Database, puis cliquez sur OK.
   • Sélectionnez maintenant votre base de données et cliquez sur OK.
   • L'assistant Requête vous propose de choisir les colonnes :
     •  toutes les tables de la base de données Access sont affichées dans la partie gauche de la fenêtre : sélectionnez celle que vous souhaitez importer et cliquez sur la flèche afin de faire basculer cette table dans la partie droite de la fenêtre.
     • Si vous ne souhaitez pas importer toutes les colonnes, cliquez sur le signe + situé devant la table afin d'afficher les différents champs, sélectionnez les champs et cliquez sur la flèche pour les faire basculer dans la partie droite de la fenêtre.
       
     
     • Mettez les champs dans l'ordre souhaité en cliquant sur les flèches Haut et Bas situées à droite (cela vous évitera dans Excel de déplacer les colonnes).
     • Cliquez sur Suivant.
   • Dans la fenêtre suivante, vous pouvez éventuellement filtrer les champs pour ne récupérer que ceux soumis à certaines conditions, cela vous évite de devoir importer la table entière ; cliquez sur Suivant.
   • La fenêtre suivante vous propose de Trier vos données ; cliquez ensuite sur Suivant.
   • Cliquez enfin sur Terminer.
   • Dans la fenêtre Importation des données, choisissez à quel endroit de votre feuille de calcul vous souhaitez insérer le tableau ; vous voyez également que vous pouvez directement créer un rapport de tableau croisé dynamique depuis cette fenêtre.
   • La table s'affiche dans dans le classeur en cours.

Quelles différences entre ces trois méthodes ?

Les deux premières sont identiques, sauf que la première crée un nouveau classeur alors que la seconde permet d'insérer le tableau dans le classeur en cours.
La troisième méthode est plus fine et vous offre beaucoup plus d'options.

Cela dit, Ces trois méthodes sont en fait des requêtes toutes les trois et gardent une liaison avec la base de données. Cela signifie qu'à tout moment, vous pouvez actualiser les données. Par défaut, l'actualisation se fait en arrière plan, mais vous pouvez modifier cette option via la barre d'outils Données externes qui s'est affichée :

• Le bouton Propriétés de la base de données ouvre une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez modifier entre autres les options d'actualisation.
  
• Le bouton permet d'actualiser la plage de données.
• Le bouton permet de tout actualiser si les données sont par exemple réparties sur plusieurs feuilles.

Enfin une dernière chose : si vous souhaitez perdre le lien avec la base de données, et ainsi figer les données telles que vous les avez importées, cliquez sur le bouton Propriétés de la plage de données de la barre d'outil Données Externe, et désactivez l'option Enregistrer la définition de la requête dans la rubrique Définition de la requête. Dans ce cas, votre tableau devient un tableau Excel tout à fait ordinaire