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L'astuce : Deux façons de faire des listes déroulantes

On a souvent besoin, dans Excel, d'utiliser des listes déroulantes. Nous allons donc voir deux solutions très simples d'incorporer ce type de liste dans Excel.

Ouvrez le classeur dans lequel va se trouver la liste déroulante et quelle que soit la méthode, commencez par insérer une feuille Excel dans laquelle vous allez entrer les données de la liste :

Tapez votre liste sous forme de tableau et dans l'ordre dans lequel vous souhaiterez qu'elle s'affiche (vous pourrez éventuellement la trier).

Nommez la plage de cellules qui contient les données :

Sélectionnez la plage.
Dans la zone Nom, saisissez un nom de votre choix (sans espace et sans ponctuation).
appuyez sur la touche Entrée.

Cette feuille pourra être masquée par la suite.

Première méthode : La validation

Sélectionnez la feuille et la/les cellules qui doit/doivent contenir la liste déroulante.
Dans le menu Données, sélectionnez la commande Validation.
Dans l'onglet Options, sous la rubrique Autoriser, sélectionnez la commande Liste.
Dans la zone de saisie Source, tapez le nom que vous avez donné à la plage de données ; si vous l'avez oublié, vous pouvez taper sur la touche F3 pour avoir accès à tous les noms utilisés dans le classeur.
Cliquez sur OK : la cellule contient la liste déroulante ! il faut par contre la sélectionner pour la voir.

Deuxième méthode : la barre d'outils Formulaires

Commencez par afficher la barre d'outils Formulaires : faites un clic droit sur une barre d'outils et sélectionnez Formulaires.
Cliquez sur le bouton Zone de liste déroulante de la barre d'outils Formulaires.
Tracez votre liste déroulante en faisant glisser la souris.
Double cliquez sur la liste déroulante que vous venez de tracer.
Dans la boîte de dialogue Format de contrôle, cliquez sur l'onglet Contrôle.
Dans la zone de saisie Plage d'entrée, tapez le nom de la plage de données
Dans la zone de saisie Cellule liée, tapez la référence d'une cellule qui recevra le résultat ; optez pour une cellule quelconque se trouvant sur la même feuille qui contient la liste des données. Cette cellule liée affichera le numéro du nom sélectionné dans la liste.
Cliquez sur OK.
Sélectionnez maintenant la cellule qui devra afficher le résultat et dans laquelle vous allez entrer une formule à l'aide de la fonction INDEX. La fonction INDEX devra indiquer la plage de données (nommée "responsables" dans notre exemple) et le numéro de la ligne où se trouve la donnée (qui correspond au contenu de la cellule liée), ce qui donne :
=INDEX(responsable;Feuil2!$B$1)
Votre liste déroulante est prête à être utilisée : sélectionnez une donnée, celle-ci va s'afficher dans la cellule qui contient la formule