Vous avez terminé de saisir votre livre, votre thèse ou tout autre document important, et vous avez besoin maintenant d'insérer une liste alphabétique qui répertorie certains types d'éléments contenus dans votre document (noms propres, termes spécifiques, etc.), avec bien entendu le numéro des pages. Il s'agit d'un Index.

Nous allons donc voir aujourd'hui comment générer un index avec Word. Pour créer un index, les mots ou les groupes de mots à indexer doivent être marqués par une entrée d'index. Une entrée d'index est un code de champ qui marque le texte afin de l'insérer dans un index. Il s'agit du champ XE. Il y a deux façons de procéder à ce travail :

• soit manuellement : vous sélectionnez chaque mot ou groupe de mot à indexer, et vous le marquez par une entrée d'index,
• soit par un fichier de concordance : si vous connaissez déjà la liste des mots ou groupes de mots à indexer, vous pouvez en créer une liste, et Word se chargera de faire l'interface entre votre document et cette liste.

Une fois toutes les entrées d'index marquées, l'index final sera généré automatiquement, avec la référence aux numéros de page. Nous allons donc étudier les deux solutions :

Première solution : Indexation manuelle

1. Appuyez sur les touches Alt+Maj+X pour faire apparaître la boîte de dialogue Marquer les entrées d'index.
   Sans utiliser ce raccourci, vous devez vous rendre dans le menu Insertion, pointer sur Références, puis cliquer sur la commande Tables et Index. Il faut ensuite cliquer sur l'onglet Index, puis sur le bouton Marquer Entrée.
   Notez que cette boîte de dialogue restera à l'écran tant que vous n'aurez pas terminé de créer vos entrées d'index. Pour la fermer, vous cliquerez sur le bouton Fermer.
2. Pour chaque mot ou groupe de mots à indexer, sélectionnez le texte, cliquez dans la boîte de dialogue, le texte sélectionné s'affiche dans la zone Entrée. C'est ce texte qui figurera dans votre index, vous pouvez le modifier dans cette zone.
   Imaginez en effet un document ou vous faites plusieurs fois référence à une même personne, et dont le nom a été entré de différentes façons (exemple : "Jimi Hendrix", "J. Hendrix", Jimi, "Monsieur Hendrix"...).
   Dans votre index, vous souhaitez que cette personne soit référencée sous un seul nom : dans ce cas, choisissez ce nom et modifiez la zone Entrée en conséquence.
3. Cliquez sur le bouton Marquer, ou sur le bouton Marquer tout si vous souhaitez marquer toutes les occurrences de ce même texte dans votre document : un champ XE est ajouté, il est en attribut masqué.

Voyons maintenant les différentes options de la boîte de dialogue Marquer les entrées d'index.

Création d'un index à deux niveaux : l'entrée principale peut être personnalisée en ajoutant des sous-entrées. Par exemple, l'entrée principale "Guitaristes" peut avoir comme sous-entrées "Jimi Hendrix", "Kurt Cobain" etc.

• Dans la zone de saisie Entrée de la boîte de dialogue Marquer les entrées d'index, tapez le nom de l'entrée principale : "Guitaristes" dans notre exemple.
• Dans la zone de saisie Sous-Entrée, tapez le texte de la sous-entrée : "Jimi Hendrix" ou "Curt Cobain" toujours dans notre exemple.

NB : La prise en charge du texte sélectionné n'étant pas automatique dans la sous-entrée, il existe une méthode plus rapide qui consiste à n'utiliser que la zone de saisie Entrée et à faire précéder la sous-entrée par le nom de l'entrée principale suivi de deux points (:). Et si vous souhaitez ajouter un troisième niveau, vous ferez de même en précédant le troisième niveau précédé des deux premiers, chacun étant séparé de l'autre par deux points (:).

Faire ressortir certaines entrées d'index :

• Vous pouvez ajouter un attribut gras ou italique pour les numéros de page qui s'afficheront dans l'index, en cochant l'une de ces options (ou les deux) dans la rubrique Format des numéros de page de la boîte de dialogue Marquer les entrées d'index. Vous remarquerez dans ce cas que les commutateurs \b et/ou \i  s'ajoutent au champ.
  
• Si vous souhaitez donner au texte de l'index une mise en forme particulière, cliquez dessus avec le bouton droit dans la zone Entrée (ou sous-entrée), et cliquez sur Police, puis sélectionnez la mise en forme de votre choix. Vous remarquerez que, dans ce cas, il n'y a pas de commutateurs particuliers, c'est tout simplement le texte de l'index qui prend le format souhaité ; cela revient à dire que vous pouvez très bien sélectionner le texte une fois l'entrée d'index marqué et modifier les attributs comme vous semble.

Faire un renvoi vers une autre entrée d'index :

Nous avons vu qu'il était possible de modifier la zone Entrée afin qu'un nom saisi de différentes manières puisse être répertorié sous le même nom. Une autre possibilité est de faire un renvoi vers ce nom.

Pour reprendre notre exemple avec "Jimi Hendrix", vous pouvez décider de tout répertorier sous Hendrix. Dans ce cas, dans la boîte de dialogue Marquer les entrée d'index, cochez l'option Renvoi, et tapez "Hendrix" dans la zone correspondante. Par défaut, le mot Voir est déjà saisi. Dans l'index, nous aurons donc, classé à la lettre J "Jimi Hendrix", avec l'annotation : "Voir Hendrix'.

Créer une entrée d'index pour un texte qui s'étend sur plusieurs pages :

• Pour commencer, et avant de créer l'entrée d'index, vous allez devoir affecter un signet à votre texte. Pour cela, sélectionnez votre texte, puis dans le menu Insertion, cliquez sur la commande Signet. Donnez un nom au signet et cliquez sur le bouton Ajouter.
• La boîte de dialogue Marquer les entrées d'index affichée, cliquez à l'intérieur du texte marqué par le signet.
• Dans la zone Entrée, tapez l'entrée d'index telle que vous souhaitez qu'elle apparaisse.
• Cochez l'option Étendue de page et dans la liste déroulante Signet, sélectionnez le signet que vous avez attribué à ce texte.
   
• Cliquez enfin sur le bouton Marquer. Dans l'index final, les numéros de page seront tous affiché, par exemple :
  Hey Joe, 3-4

Seconde solution : Marquage du texte automatique à l'aide d'un fichier d'indexation

Si vous connaissez à l'avance les occurrences qui doivent servir à créer l'index, vous pouvez utiliser un fichier d'indexation :

• Commencez par créer le fichier d'indexation : il s'agit d'un fichier Word dans lequel vous saisirez une liste de toutes les mots à indexer.
• Si vous souhaitez que le texte dans l'index soit différent du texte du document (ce peut être une entrée et une sous entrée), votre fichier devra contenir un tableau de concordance : dans la première colonne, il faudra saisir le texte à rechercher et dans la seconde le texte à associer.
• Pour insérer les entrées d'index, allez dans le menu Insertion, pointez sur Références, puis cliquez sur Tables et index, onglet Index.
• Cliquez enfin sur le bouton Marquage auto et sélectionnez votre fichier d'indexation à la demande de Word.

Toutes les entrées d'index sont créées automatiquement.

Bien évidemment, vous pouvez combiner les deux méthodes, la méthode manuelle pouvant compléter la méthode automatique.

Le plus long est fait ! Une fois que toutes les entrées d'index sont marquées, positionnez le curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer votre index, puis dans le menu Insertion, pointez sur Références, puis cliquez sur Tables et index, onglet Index.
Sélectionnez les différentes options afin de formater votre index. Vous pouvez choisir entre autres que votre index s'affiche sur plusieurs colonnes.
Vous pouvez sélectionnez également l'un des modèles qui va insérer la lettre de début des entrées comme dans un dictionnaire.
L'aperçu vous montre très clairement au fur et à mesure le résultat de vos choix.

Lorsque vous avez modifié tout ce que vous estimez nécessaire, cliquez sur OK : votre index est généré !

Pour mettre à jour un index après ajouts, modifications ou suppressions d'entrées d'index, cliquez avec le bouton droit sur l'index et choisissez Mettre à jour les champs. Vous pouvez également positionner le curseur sur l'index et appuyer sur la touche F9.

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