Micro Application

Beaucoup d'entre vous ont entendu parler des macros mais se demandent ce qui se cache derrière ce mot sibyllin! Macro est le diminutif de macrocommande qui désigne à l'origine une commande regroupant plusieurs commandes. C'est un programme simple. Les macros sont très utiles pour exécuter de façon répétitive les mêmes suites d'opérations. Par la suite on a pris l'habitude d'appeler macro tout programme introduit dans un logiciel applicatif pour en étendre les commandes.

Les applications du pack Office sont programmables. Les commandes et fonctions déclenchées au clavier ou à la souris par l'utilisateur peuvent pratiquement toutes être exécutées de façon automatisée par une macro.

Pour programmer avec Office, on utilise le langage VBA (Visual Basic pour Applications). Il n'est pas nécessaire de connaître le langage VBA ni même de savoir programmer pour utiliser des macros simples dans les principales applications d'Office. L'Enregistreur de macro permet en effet de créer de toute pièce des macros en enregistrant ses propres actions. L'enregistreur se charge de créer tout seul le code de la macro. Cet enregistreur est bien entendu limité, il ne peut pas tout faire ! Un utilisateur averti connaissant quelque peu le langage VBA pourra aller plus loin et écrire son code mais aujourd'hui nous nous limiterons à enregistrer une macro et à la rendre accessible depuis une barre d'outils, ou à l'aide d'un raccourci clavier. Nous verrons également qu'il existe quelques différences d'utilisation selon le logiciel utilisé, nous nous limiterons à Excel et Word.

Voici donc les trois principales étapes :

Lancer l'Enregistreur de macro :

• Dans le menu Outils, pointez sur la commande Macro, puis cliquez sur Nouvelle macro.
• ou bien cliquez sur le bouton Enregistrer une macro si la barre d'outils Visual Basic (Affichage / Barres d'outils) est visible
  
• ou encore, uniquement pour Word, double-cliquez sur ENR dans la barre d'état au bas de la fenêtre.
  

Compléter la boîte de dialogue Enregistrer une macro

Notez que cette boîte de dialogue est sensiblement différente selon que vous utilisez Word ou Excel.

1. Nommer la macro : remplacez le nom par défaut Macro1 par un nom de commande plus explicite. Le nom ne devra comporter ni  espace ni ponctuation, il devra commencer par une lettre et dans Excel il ne devra pas être une référence à une cellule.
   
2. Affecter la macro un raccourci  clavier (optionnel) :
   Dans Excel, saisissez une lettre en majuscule ou en minuscule (pas de chiffre) dans la zone Touche de raccourci ; il n'y a pas d'autres choix que de l'associer à la touche Ctrl.  Attention : si vous choisissez une touche de raccourci qui existe déjà dans Excel, vous n'en serez pas averti !
   Dans Word, l'affectation à un raccourci clavier est beaucoup plus souple : cliquez sur le bouton et créez votre raccourci : toutes les combinaisons utilisant les touches Ctrl et/ou Alt avec une caractère quelconque du clavier (minuscule ou majuscule) est possible. Si le raccourci choisi est déjà affecté à une autre commande, vous en êtes informé et vous avez la possibilité d'en choisir un autre ou de le conserver malgré tout.
   
3. Choisir l'emplacement de la macro
   Vous pouvez enregistrer la macro dans un modèle ou dans un document/classeur. Si la macro est placée dans un modèle, elle sera accessible pour tout document créée à partir de ce modèle. Si elle est placée dans un document Word ou un classeur Excel, elle ne sera accessible que depuis le document ou classeur spécifié.
   Une macro Word créée dans le modèle Normal.dot (choix par défaut) ou une macro Excel créée dans le classeur de macros personnelles seront toujours accessibles.
   
   
4. Description : par défaut, il est indiqué la date de l'enregistrement de la macro ainsi que son auteur ; il est conseillé d'y mettre un commentaire plus clair et plus approprié pour pouvoir s'y retrouver facilement dans toutes ses macros !

Enregistrer la Macro

Dès l'appui sur le bouton OK de la boîte de dialogue Enregistrer une macro, toutes les opérations sont enregistrées comme sur un magnétophone. Tant que l'enregistreur est actif, la barre d'outils d'enregistrement est affichée à l'écran. Cette barre d'outils contient deux boutons... qui ne sont pas identiques pour Word et- Excel :

• Le premier bouton est commun, il s'agit du bouton Arrêter l'enregistrement et permet, comme son nom l'indique, de stopper l'enregistrement de la macro.
  
• Dans Word, un deuxième bouton permet de suspendre l'enregistrement pour des commandes que l'on ne désire pas enregistrer : un clic dessus suspend l'enregistrement, un autre clic permet de reprendre l'enregistrement.
  
• Dans Excel, le bouton Références relatives permet de choisir que la macro sera exécutée par rapport à la position de la cellule active. Dans la barre d'outils Enregistrement., cliquez sur le bouton Référence relative : Excel poursuit l'enregistrement de la macro avec des références relatives tant que vous ne cliquez pas à nouveau sur le même bouton . Cette notion est fondamentale puisque d'elle va dépendre la sélection des cellules à l'exécution de la macro. Exemple :
  Enregistrement : La cellule A1 étant la cellule active, vous allez déplacer le curseur en A3 et tapez le chiffre 10 .
  Exécution selon si vous aviez appuyé ou non sur le bouton Référence relative en admettant cette fois que la cellule active est la cellule C10 :
  - bouton non enfoncé : le chiffre 10 est saisi en A3
  - bouton enfoncé : le chiffre 10 est saisi en C12, c'est-à-dire 2 lignes en dessous de la cellule active.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Arrêter l'enregistrement.

Affectation de la macro à un bouton d'une la barre d'outils

• Dans le menu Affichage, pointez sur Barres d'outils, puis cliquez sur la commande Personnaliser, ou blien cliquez avec le bouton droit sur une barre d'outils et sélectionnez la commande Personnaliser.
• Dans la boîte de dialogue Personnalisation, cliquez sur l'onglet Commandes.
• Dans la rubrique Catégories, sélectionnez Macros.
• Pour Word : sélectionnez la macro dans la colonne Commandes et faites-la glisser à l'endroit souhaité sur la barre d'outils de votre choix. Notez que cette même action aurait pu être faite, au départ, depuis la boîte de dialogue Enregistrer une macro.
  Pour Excel : sélectionnez le bouton personnalisé dans la colonne Commandes et faites-le glisser à l'endroit souhaité sur la barre d'outils de votre choix.
  
  Cliquez ensuite avec le bouton droit sur le bouton et choisissez la commande Affecter une macro, sélectionnez la macro et cliquez sur OK.
• Vous pouvez bien entendu, pour Word comme pour Excel, personnaliser le bouton.
• Fermer la boîte de dialogue Personnalisation en cliquant sur le bouton Fermer.